Lacombe Avocats

Au Québec, la majorité des entreprises doivent, dès leur création, s’immatriculer auprès du Registraire des entreprises en produisant une déclaration d’immatriculation. L’immatriculation vise à regrouper, dans le registre des entreprises, les informations relatives aux entreprises et aux personnes faisant des affaires au Québec. Ces informations sont essentielles aux citoyens, aux partenaires d’affaires et aux organismes gouvernementaux ayant à transiger avec elles. Lors de l’immatriculation d’une entreprise, le Registraire lui attribue un numéro d’entreprise du Québec (NEQ). L’entreprise se sert notamment de son NEQ pour s’identifier autant auprès du Registraire qu’auprès d’autres organismes gouvernementaux.

Qui doit produire une déclaration d’immatriculation?

Les personnes morales constituées au Québec à la suite du dépôt de leurs statuts au registre n’ont pas à produire de déclaration d’immatriculation, car elles sont automatiquement immatriculées par le Registraire lors de leur constitution.

Les personnes et les formes juridiques d’entreprise suivantes doivent produire une déclaration d’immatriculation :

La personne physique qui exploite une entreprise individuelle au Québec, sous un nom ne comprenant pas son nom de famille et son prénom;

La personne physique qui exploite un point de vente de tabac au détail ou un salon de bronzage, peu importe si elle exploite son entreprise sous son nom de famille et son prénom;

La société en nom collectif et la société en commandite constituées au Québec;

La société de personnes non constituée au Québec qui exerce une activité au Québec, y compris l’exploitation d’une entreprise, ou qui y possède un droit réel immobilier autre qu’une priorité ou une hypothèque;

La personne morale non constituée au Québec si elle a son domicile au Québec, y exerce une activité, y compris l’exploitation d’une entreprise, ou y possède un droit réel immobilier autre qu’une priorité ou une hypothèque;

Toute personne morale continuée en vertu d’une loi autre qu’une loi québécoise si elle a son domicile au Québec, y exerce une activité, y compris l’exploitation d’une entreprise, ou y possède un droit réel immobilier autre qu’une priorité ou une hypothèque;

Toute personne morale de droit privé non constituée au Québec qui est issue d’une fusion, autre qu’une fusion simplifiée au sens de la Loi sur les sociétés par actions;

La personne morale constituée au Québec avant 1994 qui n’est pas immatriculée au registre des entreprises;

Le syndicat des copropriétaires;

La fiducie exploitant une entreprise à caractère commercial au Québec qui n’est pas administrée par un fiduciaire immatriculé.

Si vous désirez immatriculer au registre une entreprise qui a été constituée sous une loi autre qu’une loi du Québec, assurez-vous que les conditions suivantes sont remplies :

les renseignements concernant l’entreprise sont déjà publiés dans le registre de l’autre juridiction;

les renseignements fournis dans la déclaration d’immatriculation, tels que le nom et l’adresse du domicile de l’entreprise ainsi que sa date de constitution, correspondent aux renseignements déjà déclarés dans l’autre juridiction;

l’entreprise n’a pas été dissoute.

Le Registraire pourrait refuser d’immatriculer l’entreprise si l’une ou l’autre de ces conditions n’est pas respectée.

Une entreprise exerce une activité ou exploite une entreprise au Québec dans l’une ou plusieurs des situations suivantes :

elle possède une adresse au Québec;

elle ou son représentant possède un établissement ou une case postale au Québec;

elle ou son représentant dispose d’une ligne téléphonique au Québec;

elle ou son représentant accomplit un acte au Québec dans le but d’en tirer profit.

L’immatriculation sur une base volontaire est possible, notamment pour les formes juridiques d’entreprise suivantes :

la personne physique qui exploite une entreprise individuelle sous un nom comprenant son nom de famille et son prénom;

les personnes morales de droit public, tels les organismes publics et les municipalités;

les sociétés en participation;

les associations et autres groupements de personnes.

L’avantage de l’immatriculation sur une base volontaire est qu’elle permet de rendre publique l’existence d’une entreprise ainsi que certaines informations la concernant. Une fois immatriculée, l’entreprise aura les mêmes obligations que les entreprises tenues de s’immatriculer.

Les obligations légales découlant de l’immatriculation

Mise à jour annuelle

Les entreprises immatriculées au registre des entreprises doivent mettre à jour chaque année les renseignements les concernant en produisant une déclaration de mise à jour annuelle durant une période prédéterminée. Cette obligation prend effet à compter de l’année suivant celle de l’immatriculation de l’entreprise. Lorsque la déclaration est produite après la période prévue à cette fin, elle doit être accompagnée des pénalités exigibles, comme le précise la Loi sur la publicité légale des entreprises.

Les personnes morales et les entreprises individuelles immatriculées au registre des entreprises et assujetties à la Loi sur les impôts peuvent produire leur déclaration de mise à jour annuelle et leur déclaration de revenus en une seule étape. En effet, si les renseignements figurant au registre des entreprises sont exacts, il suffit de cocher la case prévue à cet effet à la ligne 39 de la Déclaration de revenus des sociétés (CO-17) ou à la ligne 436 de la Déclaration de revenus des particuliers (TP-1). Les entreprises qui choisissent cette façon de faire sont dites visées par le « jumelage ».

Si les renseignements figurant au registre des entreprises doivent être modifiés, le service en ligne Produire une déclaration de mise à jour annuelle, accessible dans Mon bureau, sous Gestion de l’entreprise, doit être utilisé. Notez que ce service permet aussi de transmettre une déclaration ne contenant pas de modifications.

Les entreprises non visées par le « jumelage » doivent continuer à produire leur déclaration de mise à jour annuelle au moyen des services en ligne ou des formulaires du Registraire.

www.registreentreprises.gouv.qc.ca

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